Z brezpapirnim poslovanjem so optimizirali delovne postopke

2 junija, 2020

Podjetje LIP Bled, d. o. o., je že pred desetletjem prešlo na digitalno poslovanje z dokumentnim sistemom KOPA ODiP. Brezpapirno poslovanje je optimiziralo delovne postopke, ki se dnevno izvajajo v podjetju. Postopki, kot so plačilo računa, izdelava dobavnice ali izdaja naročilnice, zdaj potekajo bistveno hitreje, preglednejše in zanesljivejše.

Ključni cilj urejenega brezpapirnega poslovanja je optimizacija poslovanja. Programska rešitev KOPA ODiP to zagotavlja s previdnim in zanesljivim rokovanjem z dokumenti – in sicer vse od trenutka, ko jih prejmete, do trenutka, ko jih shranite v arhiv. Pri tem v vsakem trenutku omogoča vpogled v to, kje posamezen dokument je in kdo ga je obravnaval ali potrjeval v preteklosti.

Je kot zanesljiv sodelavec. Poskrbi, da so naloge izvedene v predvidenih rokih, pristojne osebe ustrezno obveščene, odgovornost jasna in procesi transparentni. S tem optimizira delo zaposlenih, ki imajo po novem več časa za kreativno delo, in posledično poveča produktivnost celotnega podjetja.

KOPA ODiP se kot zanesljiv partner izkaže tudi, kadar je podjetje soočeno z dokumentom v papirni obliki. Za razliko od drugih podobnih rešitev namreč omogoča neposreden prenos neelektronskih dokumentov v elektronsko obliko. S tem minimizira možnost napak, ki se sicer lahko pojavijo pri papirnem poslovanju ali ročni pretvorbi dokumenta v elektronsko obliko.

 

Povečanje učinkovitosti

Z avtomatizacijo postopkov podjetje LIP Bled, d. o. o. prihrani na času obdelave dokumentov, povečuje dobičkonosnost zaradi zmanjšanja možnosti napak in odzivnost ekipe. V sistemu Kopa ODiP so povezali tudi delovne naloge z naročilnicami za montažo in prejete račune za storitve montaže. Tako vzdržujejo učinkovit pregled nad zahtevanimi in dejansko izvedenimi deli in računi, ki jih izstavljajo zunanji partnerji.

Velika dodana vrednost je arhivski sistem. V internem arhivu so shranjeni dokumenti, ki niso več predmet sprememb, na primer računi iz preteklih let, pogodbe, rešene reklamacije in podobno. V arhivu je celoten zbir informacij, kot so meta podatki, revizijska sled, pripete datoteke in povezave na druge dokumente. Arhiv ne dovoljuje sprememb, omogočeno je le iskanje in pregledovanje dokumentov, vključno z dostopom do referenčnih dokumentov.

 

Partnerstvo s podjetjem Kopa, d. d.

Programsko rešitev ODiP (Obvladovanje Dokumentov in Procesov) so v Kopi razvili pred 12 leti. »Podjetja, ki uporabljajo ODiP, si danes ne predstavljajo več dela brez njega. Nanj imajo vezane svoje delovne procese, ki so po implementaciji pohitrili delo za 30 % ali več. Pomembnost digitalizacije dokumentnih sistemov se še posebej kaže v zadnjih letih, ko poslovanje prehaja na elektronske račune in e-dokumente,« komentira Dušan Rus, direktor podjetja Kopa, d. d.

Programska rešitev Kopa ODiP omogoča hitro, preprosto in kakovostno podporo poslovnim procesom. Z njim z lahkoto ustvarjate in obvladujete dokumente in poskrbite za standardizacijo postopkov. Ob njegovi implementaciji se definirajo odgovorne osebe za posamezen korak procesa in tako zagotovite kakovost obdelave dokumentacije in procesov. Hkrati se določijo pravice do upravljanja in vpogleda dokumentov in s tem zagotovi varnost obdelave. Nepooblaščene osebe tako ne morejo dostopati do dokumentacije (npr. pogodb, ponudb, računov …) in procesov, do katerih nimajo pooblastil. Kopa ODiP je intuitiven, mobilen in neodvisen sistem. Uporabljate ga lahko na različnih napravah (namizni računalnik, tablice, pametni telefon). Z vmesnikom je poskrbljeno delo v slovenskem, srbskem in angleškem jeziku, možna je tudi prilagoditev v druge jezike.

(Visited 23 times, 1 visits today)