Delovno vzdušje in produktivnost dela bosta optimalna, če bo oprema poslovnih prostorov v sozvočju z organiziranostjo podjetja in delovnimi procesi v njem.
Trg dela je v razcvetu, iskalci zaposlitve, predvsem mladi, si želijo delati v podjetju z dobrim vzdušjem. K temu pa sodi tudi primerna oprema poslovnih prostorov. Ne glede na to, ali gre za selitev v nove prostore ali prenovo starega pisarniškega prostora, je skrbno načrtovanje nujno.
Ni skrivnost, da ima naše okolje ogromen vpliv na nas, pri čemer neprijetno delovno okolje praviloma zmanjša produktivnost, oslabi zdravje in poveča nezadovoljstvo. Dobro oblikovan pisarniški prostor bi lahko po nekaterih raziskavah povečal produktivnost za skoraj 20 odstotkov. V reviji Businesstech so med dejavnike, ki bi povečali produktivnost v pisarni, prišteli postavitev miz, izolacijo hrupa, barvno shemo, pohištvo, temperaturo in kakovost zraka, razsvetljavo in rastline.
Pisarna naj spodbuja ustvarjalnost in prilagodljivost
»Pred začetkom projektiranja je pomembno razumeti, kakšna je organiziranost podjetja. Ključen je začetni pogovor z zaposlenimi in vodstvom podjetja. Zanima nas, kako poteka njihova komunikacija, kako so organizirani njihovi sestanki, morebitne delavnice. Je njihovo delo predvsem v pisarni ali tudi na terenu … Ugotavljamo, ali je posameznikom bolj primerno načrtovati zaprto pisarno, se bodo bolje počutili v odprti, oceanski pisarni, ali bodo občasno mogoče delali tudi od doma. Ko ugotovimo te začetne parametre, se lotimo projektiranja,« na vprašanje, po kakšnih načelih se opremlja poslovne prostore, pove dizajnerka notranjih prostorov Lidija Rutar iz ateljeja Habitare. Dodaja, da se je način projektiranja pisarn bistveno spremenil in da pisarna ni več strog prostor, temveč spodbuja ustvarjalnost in prilagodljivost. Zaposlenim omogoča tudi sprostitev in sproščeno komunikacijo.
»Inovativni oddelki pogosto zahtevajo odprta območja, saj izmenjava idej pomaga ustvarjalnemu procesu. Ne glede na to, ali imate odprte ali zaprte pisarne, zaposleni potrebujejo dovolj prostora za učinkovito opravljanje svojih nalog, zato bo delo v prenatrpanem majhnem prostoru zmanjšalo njihovo produktivnost,« je za Businesstech dejal Leon Breytenbach, nacionalni direktor komercialne divizije Rawson Property Group.
Odprte pisarne niso najbolj primerne
Vendar so se nekoč zelo priljubljene oceanske odprte pisarne izkazale za ne najbolj primerne. Hrup odprtih pisarn je moteč in zmanjšuje produktivnost. To priznavajo tudi veljaki iz Silicijeve doline, od koder se je pred dvema desetletjema trend razširil po svetu.
Hrup odprtih pisarn je moteč in zmanjšuje produktivnost.
Profesor s Harvard Business School Ethan Bernstein, ki je soavtor znane študije, ki je pokazala, da odprte pisarne vodijo do 73-odstotnega padca medsebojnih interakcij, je za Inc povedal, da smo dolgo živeli s predpostavko, da bomo ljudje, če bomo nekaj gradili na določen način, v tem prostoru medsebojno komunicirali. »Toda če ljudem ne daste možnosti, da sami določijo te prostore, jih pravzaprav samo odganjate iz delovnega prostora.« Prepričan je, da imamo danes na voljo sredstva za bolj prilagodljiv pristop oblikovanja poslovnih prostorov, kar ima vsaj tri prednosti: nekaj se dejansko naučiš in sčasoma postaneš boljši, zaposleni lahko dejansko soustvarjajo prostor, namesto da jih preprosto naredite zanje, in ustvarjate prostor, ki bi zaposlenim lahko omogočil veliko stvari početi bolje, kot so jih počeli prej.
»Danes so bolj v ospredju t. i. lanscape pisarne, ki posnemajo podobo krajine. Odprt prostor je ločen s pohištvom, rastlinjem, pazimo tudi na prehajanje zvoka, da se zaposleni med seboj ne motijo preveč. Za sestanke so organizirane t. i. govorilnice, ki omogočajo zasebnost. Vodstveni kader pa ima v večih primerih še vedno svoje pisarne, ki pa so povezane s skupino zaposlenih,« pojasnjuje Rutarjeva. »Trenutni trendi se nagibajo k manjšim pisarnam in javnim površinam s steklenimi stenami, ki zagotavljajo dovolj zasebnosti za spodbujanje osredotočenosti na zastavljeno nalogo,« meni Breytenbach.
Danes so bolj v ospredju t. i. lanscape pisarne, ki posnemajo podobo krajine. Odprt prostor je ločen s pohištvom, rastlinjem, pazimo tudi na prehajanje zvoka, da se zaposleni med seboj ne motijo preveč.
Bela barva ni stimulativna
Pri opremi pisarn je podobno kot pri stanovanju, zato je treba paziti tudi na barvo. Študije dokazujejo, da barvna igra pomembno vlogo pri zdravju in uspešnosti zaposlenih; vpliva na razpoloženje in delovanje možganov, kar neposredno vpliva na produktivnost. Leon Breytenbach je za Businesstech povedal, da so bile v preteklosti priljubljene izbire siva, bež in rjava barva, ki pa spodbujajo občutek lenobe. Bela je sicer učinkovita, vendar nudi malo stimulacije. Rdeča naj bi krepila čustva, zmanjševala pa analitično razmišljanje in vzbujala apetit. Modra barva je pomirjujoča in mirna, spodbuja večjo produktivnost, vendar lahko prostor postane hladen; zelena in oranžna spodbujata široko razmišljanje in ustvarjalnost, rožnata pa pomirja in sprošča.« Okusne slike, zlasti narave in pokrajine, ki se ujemajo s splošno barvno shemo, lahko prav tako zmanjšajo stres in povečajo produktivnost,« je dejal.
Okoli 25 stopinj Celzija, svež zrak in rastline
Za večje udobje je potrebno tudi udobno pohištvo. Ker večino dneva v službi velika večina preživi za mizo, je potreben udoben stol za optimalno koncentracijo. Ergonomsko oblikovano pohištvo pa je pomembno za držo osebja in zdravje. Novi trendi v pisarniškem pohištvu vključujejo klečeče stole ali stoječe mize, ki jih je mogoče po potrebi dvigniti ali spustiti. Za zmanjšanje nereda je potrebno tudi ustrezno skladiščenje.
Ne smemo pa pozabiti na temperaturo in kakovost zraka ter rastline. Študije kažejo, da nekoliko toplejše temperature bolj spodbujajo večjo produktivnost in natančnost. »Temperatura v pisarnah običajno znaša okoli 21 stopinj Celzija, vendar bi jo bilo zavoljo produktivnosti in natančnosti bolje dvigniti na raven bližje 25 stopinjam Celzija,« je študije povzel Breytenbach. Težava pri tem pa je, da je nekomu lažje obleči jopico kot pa drugemu, da se sleče in ohladi. Dodal je, da je pomembna tudi kakovost zraka, saj vpliva na sposobnost zaposlenih, da jasno razmišljajo ali se osredotočajo. »Zaželen je svež zrak, vendar imajo sodobne zgradbe običajno vgrajeno klimatsko napravo, zato je namestitev zračnih filtrov dobra ideja,« je dejal. In pa sadike. Praproti in drugo zelenje, razporejeno okoli pisarn, bo dvignilo razpoloženje zaposlenih in naredile pisarne privlačnejše. Prav tako rastline absorbirajo velike količine kemičnih spojin iz zraka, ki jih oddajajo plastika, sintetične tkanine, barve in čistilni materiali.
Kakovostna razsvetljava dviguje produktivnost in varuje zdravje
Tudi razsvetljava močno vpliva na zdravje, razpoloženje in produktivnost, vendar delodajalci ta vidik pogosto zanemarjajo. »Dostop do oken in sončne svetlobe bi bil optimalen, vendar je tudi z umetno razsvetljavo mogoče izboljšati prostor, predvsem z žarnicami dnevnih luči, ki zagotavljajo mehkejšo in toplejšo osvetlitev,« trdijo Danci, ki po načelu hygge precej pozornosti namenjajo svetlobi.
Študije kažejo, da je svetla razsvetljava koristna predvsem za analitične miselne procese, ostra fluorescenčna osvetlitev pa lahko povzroči očesne bolezni, povezane z UV žarki. Slaba osvetlitev povzroča utrujenost, obremenitev oči, glavobole in pomanjkanje osredotočenosti.
Na vprašanje, na kakšen način lahko s kakovostnim projektiranjem dvignemo izkoriščenost poslovnih prostorov, Lidija Rutar bolj kot izkoriščenost poudarja, da so za uspešno delo pomembni osnovni dejavniki. »Kako naravna svetloba pada v prostor, kako načrtujemo osvetlitev, ki naj bo čimbolj prijetna, kakovost zraka in temperatura, prava količina vlage v prostoru. Na delovnem mestu preživimo kar nekaj časa in dejavniki, ki se zdijo banalni, so dejansko najbolj vplivajo na počutje in posledično na našo storilnost.«
